باسمه تعالی
اساسنامه شورای هماهنگی روابط عمومی های استان های سراسرکشور
با توجه به اهمیت و نقش روابط عمومی ها در تنویر افکار عمومی و پاسخگو کردن دستگاهها و ایجاد زمینه مناسب برای تبادل اطلاعات و آگاهی ها و ضرورت ارتقای وضعیت کیفی واحدهای روابط عمومی و لزوم هماهنگی جامع و گسترده میان فعالیت های روابط عمومی سازمانها، ادارات، نهادها و شرکتها در هر استان، و بر اساس تبصره ماده ۵ تصویب نامه هیأت محترم وزیران موضوع آئین نامه نحوه فعالیت، وظایف واختیارات روابط عمومی دستگاه های اجرایی ” ( ۶۵۳۵۴ات ۳۷۳۷۴/ه مورخ ۲۷/ ۴ / ۱۳۹۶ و اصلاحات بعدی آن ) شورای هماهنگی روابط عمومی های استان زیر نظر استاندار مربوطه تشکیل می شود.
فصل یک : کلیات
ماده یک:
شورای هماهنگی روابط عمومی های استان ها، شورایی حرفه ای در عرصه روابط عمومی است که با ریاست استاندار و در غیاب وی معاون سیاسی استاندار و دبیری مدیر کل روابط عمومی استانداری تشکیل و به وظایف خود در این اساسنامه عمل می کند.
الف: روابط عمومی اداره کل روابط عمومی و امور بین الملل
ب: شورا: شورای هماهنگی روابط عمومی های استان
ماده دو :حوزه فعالیت
حوزه فعالیت این شورا منحصر به روابط عمومی های سازمانها، ادارات کل، نهادها، شرکتهاء شهرداری ها، دانشگاهها و موسسات دولتی است که در سطح استان مربوطه فعالیت می نمایند
ماده سه : اهداف
الف. دانش افزایی مدیران و کارکنان روابط عمومی های سطح استان و شهرستانهای تابعه .
ب . تلاش در راستای تقویت گفتمان نظام و تبیین و تبلیغ بهتر سیاست ها، برنامه ها و فعالیتهای دولت در سطح ملی، استانی و شهرستانی
پ. افزایش کارآمدی روابط عمومی های سازمانهای دولتی در جهت تحکیم ارتباط میان دولت و مردم و نیز کمک به تحقق اهداف توسعه ملی
ت. نظارت، رتبه بندی و ارتقاء جایگاه روابط عمومی ها در سازمان .
ث. شناسایی و تاکید بر جذب نیروهای کارآمد برای پذیرش مسئولیت روابط عمومی شرایط احراز علمی و تجربه
ج. تدوین چارچوب روشهای مناسب و هماهنگ برای اطلاع رسانی، نظر سنجی، ارتباطات عمومی و تبلیغات پیشرفته و مدیریت خبری در فضای مجازی … با تاکید بر شیوه های نوین
ماده چهار: موضوع فعالیت
موضوع فعالیت شورا، ایجاد هماهنگی میان روابط عمومی های استان مربوطه در راستای اهداف عالیه دولت و ارتقای سطح دانش کارکنان روابط عمومی از طریق برپایی دوره ها، سمینارها و همایش های آموزشی و آشناسازی آنان با علوم و فنون جدید در حوزه روابط عمومی ها و ارائه آسیب شناسی می باشد.
فصل دوم: ارکان شورای هماهنگی روابط عمومی های استان ها
ماده پنج: ارکان شورا
مجمع عمومی، هیات رییسه، بازرس، خزانه دار، کمیته ها و دبیرخانه
ماده شش:
مجمع عمومی با شرکت مدیران و مسئولین روابط عمومی دستگاههای استان تشکیل می شود و همه دارای حق رأی مساوی هستند.
ماده هفت:
مجمع عمومی بر دو نوع است ؛ عادی (سالانه) و فوق العاده.
الف. مجمع عمومی عادی هر سال یکبار در سه ماه اول سال از طریق اعلان عمومی یا دعوت رسمی از سوی اداره کل روابط عمومی و امور بین الملل تشکیل می شود.
ب. مجمع عمومی فوق العاده در مواقع ضروری با تصویب و دعوت هیات رییسه و یا با تقاضای کتبی یک سوم اعضای مجمع به هیات رییسه تشکیل می شود.
ماده هشت:
جلسات مجمع عادی و فوق العاده با حضور حداقل نصف اعضا به اضافه یک تشکیل می شود. برای اتخاذ تصمیم ، رأی موافق اکثریت مطلق اعضای حاضر ضرورت دارد.
تبصره: در صورت به حد نصاب نرسیدن مجمع عادی ظرف مدت ۱۵ روز با دعوت مجدد از سوی هیات رییسه مجمع برگزار شده مصوبات آنان با اکثریت اعضا حاضر لازم الاتباع است.
ماده نه: وظایف مجمع عمومی
الف. انتخاب اعضای هیات رییسه، بازرس و خزانه دار
ب. تغییر و اصلاح مفاد اساسنامه
ج. تصویب یا اصلاح خط مشی و برنامه های کلی و سالانه مجمع در چارچوب اساسنامه
د. استماع گزارش هیات رییسه، بازرس و خزانه دار.
ه. انتخاب، عزل و قبول استعفای انفرادی و یا جمعی اعضای هیات رییسه
ماده ده : هیات رییسه شورا
اعضای هیات رییسه شورا ۹ نفر هستند که دو عضو آن شامل استاندار (در غیاب وی معاون سیاسی استانداری) به عنوان رییس شورا و مدیرکل روابط عمومی و امور بین الملل استانداری بعنوان جانشین و دبیر شورا ثابت بوده و ۷ نفر باقیمانده به وسیله رای مستقیم مجمع عمومی برای مدت ۲ سال انتخاب می شوند.
تبصره ۱: احکام اعضای منتخب هیأت رئیسه شورا، از سوی استاندار صادر و ابلاغ می شود.
تبصره ۲: دبیرخانه شورا زیر نظر دبیر شورا اداره می شود و مسئول اجرائی دبیرخانه با معرفی مدیر کل روابط عمومی و با حکم رئیس شورا تعیین می شود.
تبصره ۳ : در زمان رای گیری علاوه بر ۷ نفر، دو نفر نیز به عنوان عضو علی البدل انتخاب خواهند شد که در غیاب اعضای اصلی می توانند به ترتیب تقدم آرا به عضویت هیات رییسه درآیند.
تبصره ۴ : انتخاب مجدد این افراد در دوره های بعدی نیز بلامانع است.
تبصره ۵ : جلسه با حضور ۷ نفر که یکی از آنان رییس یا نایب رییس میباشد( رسمیت یافته و مصوبات آن تصویب اکثریت افراد معتبر خواهد بود.
تبصره ۶ : شرکت اعضا در جلسات هیات رییسه شورا الزامی است و غیبت هر یک بدون هماهنگی با دبیر شورا (۴ جلسه متوالی و۵ جلسه متناوب ) به منزله استعفا خواهد بود.
تبصره ۷ : برگزاری و اداره جلسات از وظایف رییس شورا است.
تبصره ۸ : ابلاغ و هماهنگی در اجرای تصمیمات شورا با کمیسیون های مربوطه وظیفه دبیر شوراست.
تبصره ۹ :حضور بازرس و خزانه دار در جلسات هیات رییسه با هماهنگی دبیرخانه و بدون حق رای بلامانع است.
تبصره ۱۰ : هیات رییسه، مسوولان کمیته ها را با اکثریت آرای میان خود انتخاب می کند. دبیر نمی تواند کاندیدای مسئول کمیته شود.
تبصره ۱۱: هیات رییسه پس از تشکیل در اولین مجمع عمومی که به دعوت استانداری انجام می شود، موظف است برای تشکیل مجامع عمومی بعدی از طریق ارسال دعوتنامه با پست، فاکس و در صورت لزوم بادرج آگهی در روزنامه های استان موضوع تشکیل مجامع و دستور جلسه را به اطلاع اعضا برساند.
ماده یازده: وظایف هیات رییسه
الف. اتخاذ تصمیم در مورد امور مالی شورا.
ب. تعیین مسوولان کمیته ها مدیر مسئول و هیات تحریریه نشریه یا نشریات مجمع از میان اعضای مجمع
پ. اخذ اعتبار، قبول کمک های مالی ، حق عضویت و تأمین نیازهای مالی . ت. تعیین محل تجمعات و محل برگزاری نشست ها و سمینارها .
ث. برگزاری مجمع عمومی و فوق العاده با ارسال دعوت نامه کتبی.
ج. تهیه گزارش سالانه و ترازنامه برای تقدیم به مجمع عمومی
چ. تهیه و تدوین آیین نامه های مورد نیاز شورا.
ح. جذب نیرو برای هر یک از کمیته ها از میان اعضای مجمع عمومی بر حسب نوع تخصص کمیته ها و پیگیری فعالیت و برنامه های کمیته ها .
خ. ارسال منظم صورت جلسات و ارایه گزارش هرشش ماه یکبار از وضعیت روابط عمومی های استان به مرکز اطلاع رسانی و امور بین الملل وزارت کشور
د. بررسی و تصویب پیشنهادات واصله.
ذ. تشکیل جلسات هیات رییسه حداقل ماهی یکبار
ر. ارایه نظرات مشورتی در خصوص نصب و عزل مسوولان روابط عمومی های سطح استان
ز. نظارت بر شوراهای روابط عمومی تابعه استان
ژ. تعیین حق ارقام حق عضویت سالانه اعضاء
ماده دوازده: وظایف و اختیارات رییس شورا
الف. نظارت عالی بر امور اداری، مالی و اجرایی
ب. نظارت عالی بر فعالیت هیات رییسه و مسوولیت اجرای حسن اجرای تصمیمات آنان.
پ. تایید نهایی پیش طرح برنامه های سالانه ، فرهنگی و سیاسی استان به منظور جلب همکاری و همیاری آنان در برنامه های شورا
ت. حمایت از ارتباط شورا با مراکز علمی، اطلاع رسانی ، فرهنگی ، اجتماعی وسیاسی استان به منظور تقویت افکار عمومی و توسعه اطلاع رسانی و جلب همکاری و همیاری آنان در برنامه های شورا.
ث. نظارت عالی بر مفاد قراردادها مکاتبات و دستورالعملها کار عضویت و اسناد مالی (دبیر) امضاء خواهد شد.
ج. تایید نهایی گزارش کلیه فعالیت ها و تراز مالی برای ارائه به مجمع عمومی
تبصره : در غیاب رییس شورا، جانشین وی وظایف شورا را بر عهده می گیرد.
ماده سیزده : وظایف دبیر شورا
الف. پیگیری و انجام موارد ابلاغی از سوی رییس شورا به دبیرخانه و جمع آوری اطلاعات و گزارش ها از فعالیت کمیته ها.
ب. ثبت نام کاندیداها عضویت در هیئت رئیسه، کمیته های اجرایی و بازرس شورا.
پ. انجام امور محوله از طرف هیئت رئیسه .
ت. انجام تمام مکاتبات و ارسال گزارشها.
ث. مسئولیت تهیه ثبت و نگهداری صورت جلسات، سوابق اعضاء مکاتبات شورا، ارسال دعوتنامه، تشکیل جلسات هیئت رئیسه و مجامع .
چ. ارسال نسخه ای از گزارش مربوط به فعالیتهای و تصمیمات شورای هماهنگی روابط عمومی های استان به مرکز اطلاع رسانی و امور بین الملل وزارت کشور.
ماده چهارده : شرایط عضویت در هیات رییسه
اعضایی که شرایط لازم و پیش بینی شده را دارا باشند با شرایط ذیل می توانند نامزد هیات رییسه باشند:
۱- حداقل ۲۵ سال سن .
۲- دارا بودن مدرک کارشناسی با حداقل ۱ سال سابقه کار در روابط عمومی یا حداقل کاردانی با۵ سال سابقه کار در روابط عمومی
ماده پانزده : شرایط لغو عضویت در هیات رییسه
در موارد ذیل عضویت افراد هیات رییسه لغو و اعضا على البدل با رعایت شرایط، جایگزین می شوند.
۱۔ استعفای کتبی و پذیرش آن از سوی رئیس یا جانشین رئیس شورا
۲- چهار جلسه متوالی یا پنج جلسه غیبت غیرموجه متناوب در جلسات هیات رییسه.
۳- استعفا یا برکناری از مدیریت روابط عمومی محل خدمت
تبصره: در صورت لغو عضویت، اعضای علی البدل جایگزین می شوند.
ماده شانزده: بازرس و خزانه دار
مجمع عمومی هر دوره، یک نفر را به عنوان بازرس اصلی و یک نفر را به عنوان بازرس اصلی علی البدل به منظور بازرسی، نظارت بر امور شورا و ارایه گزارش به مجمع و یک نفر را به عنوان خزانه دار و یک نفر بعنوان على البدل خزانه دار انتخاب می کند.
ماده هفده: وظایف بازرس
۱. نظارت بر عملکرد مالی، مصوبات، تشکیل جلسات، درآمد و هزینه های شورا .
۲. بررسی دفاتر مالی و ارایه نظرات خویش به هیات رییسه حداقل یک ماه قبل از تشکیل مجمع عمومی سالانه
- ارایه گزارش نهایی به مجمع عمومی
تبصره: بازرسین حق مداخله مستقیم در مسایل اجرایی شورا را ندارند.
ماده هجده: وظایف خزانه دار
خزانه دار شورا مسوولیت امور مالی ثبت درآمدها و هزینه ها در دفاتر قانونی، ارایه صورت حسابها و تراز مالی شورا را بر عهده دارد.
ماده نوزده: دبیرخانه
شورای روابط عمومی دارای دبیرخانه ای است که در استانداری مستقر و زیر نظر و با مسوولیت دبیر شورا انجام وظیفه می کند.
ماده بیست و پنج : لغو عضویت
۱- هر عضو در هر سال که حق عضویت سالیانه را نپرداخته باشد، از خدمات جانبی شورا برخوردار نخواهد
شد.
۲- چنانچه حداقل ۱۵ نفر از اعضا شورا درخواست لغو عضویت فردی به دلیل عدم رعایت روح حاکم بر اساسنامه و اهداف شورا را بنمایند، پس از طرح موضوع در هیات رییسه و با رأی اکثریت مطلق ( حداقل دو سوم ) اعضای اصلی، عضویت وی لغو می گردد.
ماده بیست و شش: کمیته ها
شورا دارای کمیته هایی به شرح زیر خواهد بود که مسوولان هر یک از کمیته ها در اولین فرصت از میان اعضای هیات رییسه با تصویب هیات رییسه انتخاب می شوند .
ا_کمیته پژوهش، نوآوری و افکارسنجی :
- اثرسنجی فعالیت ها و برنامه های روابط عمومی
۲- معرفی پژوهش ها و نوآوری های روابط عمومی
٣- افکارسنجی در خصوص وظایف دستگاههای اجرایی و ارائه گزارش تحلیلی
۴- حمایت و همکاری در اجرای طرح های پژوهشی دستگاههای دولتی و عمومی
۵- همکاری در اجرای طرح های تحقیقاتی سازمان های بین المللی
۶- فراخوان مقالات تحلیلی و علمی در حوزه روابط عمومی جهت درج در نشریات معتبر
۷- تحلیل محتوای مطالب و مقالات مندرج در وسایل ارتباط جمعی
۸- برنامه ریزی منسجم جهت دریافت و ارائه ایده های نو در حوزه روابط عمومی
۹- نیاز سنجی از ضرورت ها و اولویت ها
۲ – کمیته فرهنگی و تبلیغات
- شناسایی آسیب های فرهنگی در سطح استان
- اولویت بندی نیازهای فرهنگی در سطح استان
- تدوین تقویم فرهنگی و برنامه ریزی برای رویدادهای خاص و ملی به صورت یکپارچه
- ارائه پیشنهادات و برنامه های اجرایی در حوزه فرهنگی
- تدوین برنامه ها و سیاست های فرهنگی جامع در سطح استان
- برنامه ریزی برای برگزاری نمایشگاه سمینارها، گردهمائی و جشنواره های تخصصی و عمومی
- طراحی بسته های رسانه ای و فرهنگ
۸.. برگزاری تورهای فرهنگی
- ارائه راهبرد و راهکارهای ترویج شعار سال
- برنامه ریزی و اقدام در جهت تبیین و ترویج شعار سال
۳- وظایف کمیته اطلاع رسانی و فضای مجازی
١- نیازسنجی تدوین و ابلاغ برنامه جامع اطلاع رسانی تبلیغات با توجه به عملکرد و وظایف قانونی دستگاهها
۲- ایجاد بانک اطلاعاتی از ظرفیت های تبلیغاتی اطلاع رسانی و کارشناسی دستگاه ای اجرایی
۳- رصد و تعامل با صدا و سیما و رسانه های اصلی کشور برای برنامه ریزی و بهره مندی عادلانه دستگاههای اجرایی براساس سیاست های شورای اطلاع رسانی و ارتباطات استان
۴- ابلاغ برنامه های اجرایی تبلیغاتی به دستگاههای اجرایی به منظور ایجاد اطلاع رسانی و تبلیغات یکپارچه
۵- تهیه اجرا و انتشار نشریه شورای هماهنگی روابط عمومی ها با همکاری تمامی کمیته ها و روابط عمومی دستگاههای اجرایی
۶- تهیه و تدوین دستورالعمل های اطلاع رسانی
۷- تدوین سناریوی اطلاع رسانی در مواقع بحران برای دستگاه های خدمت رسان
۸- برنامه ریزی برای استفاده بهینه از فضای مجازی در راستای سیاست های دولت در استان
۴- کمیته ارزیابی عملکرد و تعیین شاخص:
- شناسایی و آسیب شناسی وضعیت موجود در حوزه روابط عمومی دستگاهها
۲. تدوین و ابلاغ شاخص های مطلوب در حوزه روابط عمومی
٣. تدوین و ابلاغ شاخص های روابط عمومی خاص سازمانی
۴.تدوین و ابلاغ شاخص های روابط عمومی الکترونیک و هوشمند
- ارزیابی عملکرد روابط عمومی ها در چارچوب وظایف سازمانی شاخصهای پیش رو وظایف تدوین شده کمیته ها و شرح وظایف کلی روابط عمومی ها
- داوری عملکرد دورهای دستگاهها و معرفی برترین ها در غالب جشنواره ها و…
۵-کمیته آموزش:
- تدوین برنامه جامع آموزشی روابط عمومی دستگاهها
- ایجاد زمینه مناسب برای فعالیت های آموزشی در حوزه روابط عمومی
۳- برنامه ریزی جهت ارتقای سطح علمی و آگاهی مدیران دستگاهها و کارشناسان مربوطه
- نظارت و ارزیابی دوره های آموزشی روابط عمومی دستگاههای اجرایی
۵. تعامل با سایر مراکز دانشگاهی و مؤسسات فعال در حوزه روابط عمومی در زمینه امور آموزشی
- برگزاری دوره ها و کارگروههای آموزشی در حوزه روابط عمومی
۶-کمیته امور بین الملل
- ارتباط با مراجع بین الملل برای توانمندسازی روابط عمومی های دستگاههای اجرایی
- مطالعه تطبیقی روابط عمومی کشورهای مختلف روابط عمومی های با دستگاههای اجرایی
- شناسایی دوره ها آموزشی مسابقات بین المللی، جشنواره ها و نمایشگاههای بین المللی و معرفی روابط عمومی های دستگاههای اجرایی
- ایجاد زمینه حضور روابط عمومی های دستگاه اجرایی داخلی در نمایشگاه ها جشنواره های بین المللی
- انعقاد تفاهم نامه و قرارداد با نهادها و مراجع بین المللی روابط عمومی و فعالیت های مرتبط
- دعوت و ایجاد زمینه حضور مبتکرین و اساتید بین المللی حوزه روابط عمومی در برنامه های شورای هماهنگی
- کمیته اجرایی و امور اعضاء
- تهیه بانک اطلاعاتی از جایگاه حقیقی و حقوقی اعضاء شورای هماهنگی روابط عمومی استان
- تعامل با دستگاههای دولتی عمومی خصوصی جهت دریافت خدمات برای رفاه اعضاء
- برنامه ریزی جهت ایجاد تعاونی های اعضاء و صندوق های قرض الحسنه
- تشکیل پرونده و صدور کارت شناسایی اعضاء
- تعیین حق عضویت اعضاء پس از تائید هیات رئیسه و ابلاغ آن
- مدیریت امور مالی شورا با هماهنگی خزانه دار
- انجام کلیه امورات اجرایی مصوب هیات رئیسه
تبصره ۱: هیات رییسه می تواند در صورت لزوم در کمیته ها تغییراتی اعمال و یا کمیته جدیدی تشکیل دهد.
تبصره ۲: هیات رییسه آیین نامه مربوط به تشکیل و نحوه فعالیت های هر یک از کمیته ها را تنظیم و تصویب خواهد کرد.
ماده بیست و هفت
این اساسنامه در ۲۷ ماده و ۲۰ تبصره در تاریخ ۱۵/۵/۹۷ به تصویب مرکز اطلاع رسانی و امور بین الملل وزارت کشور رسید و پس از ابلاغ لازم الاجراست.
